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OPTIMIERUNG
Effizienz in der bAV-Verwaltung
Wenn Erfahrung im Tagesgeschäft der betrieblichen Vorsorge-Verwaltung auf Systematik in der Programmierung der Prozessperfektion trifft, kommt dabei ein Service Portal heraus, das Ihren bAV-Verwaltungs-Alltag effizient und professionell optimiert. Aufwendige, zeitintensive Verwaltungstätigkeiten gehören der Vergangenheit an.
Ereignisbearbeitung
In unserem Portal geben Sie bei Ereignisbearbeitungen nur noch den Impuls und Neuanmeldungen, Änderungsmeldungen wegen Mutterschutz/Elternzeit etc., sowie Abmeldungen werden sofort selbstständig über das Portal initiiert, lückenlos dokumentiert und archiviert/historisiert. D.h. ePension formuliert z.B. Ihren Änderungswunsch automatisch, versendet ihn an den Dienstleister/die andere Fachabteilung/die Lohnbuchhaltung/den Versicherer. Selbstständig steuert es die Wiedervorlagen-
Überwachung bis hin zum Empfang der Änderungsbestätigung und Verteilung an den Mitarbeiter nebst Ablage des Arbeitgeber-Exemplares. Sie erhalten so eine dauerhafte Nachweisbarkeit. Automatisch werden alle weiteren Beteiligten über Änderungen informiert. Zusätzlich sind alle Dokumente mit einem Zeitstempel versehen.
Automatische Administration
Schriftstücke werden durch einen Klick erzeugt, versendet und archiviert.
Durch Ihr persönliches Login erfolgt eine automatische Identifizierung, sodass sämtliche Änderungswünsche einfach per Klick erfolgen. Automatisch erzeugen Sie dadurch Ihre gewünschten Schriftstücke, die dann eigenständig vom System weitergeleitet und gleichzeitig im Vertragsarchiv abgelegt werden. Unterschriften sind durch Ihre Identifizierung nicht mehr notwendig. Die zeitaufwendigen Administrationsgänge Schriftstücke zu verfassen, ausdrucken, unterschreiben, per Post schicken, bzw. einscannen und dann mailen und danach ablegen, gehören der Vergangenheit an.
Papierlose Verwaltung
Das Herunterladen von Formularen ist nicht mehr nötig – durch Ihren Impuls wird das entsprechende Formular automatisch generiert, abgeschickt und historisiert.
ePension unterstützt Sie bei dem nachhaltigen Ziel einer papierlosen Dokumentation der bAV-Welt, denn alle Dokumente liegen nur noch im PDF-Format vor.
Automatischer Dynamikservice
Stichwort Dynamik: durch jährlich steigende Fördergrenzen (gekoppelt an die Beitragsbemessungsgrenze (WEST)) sieht der Gesetzgeber den Inflationsschutz für die Arbeitnehmerversorgung vor. Die Reaktion der Arbeitgeber hierauf fällt unterschiedlich aus. Während ein Teil immer noch mit starren Beiträgen über die gesamte Laufzeit antwortet, wächst in den letzten Jahren die Zahl derer, die dynamisch steigende Versorgungsregelungen installiert haben. ePension erfasst direkt alle Neueinrichtungen und Veränderungen in Bestandsverträgen, neue Beitragsaufspaltungen bei der jährlichen Dynamikerhöhung und zusätzlich bei BBG-Änderung (Beitragsbemessungsgrenze). Nach Buchung in der LBH erfolgt die revisionssichere Historisierung im Lohnbuchhaltungsarchiv.
Rechtssicherheit: systematisch enthaftet
ePension liegt täglich für Sie mit einem Ohr auf den Schienen. Im Alltag der gesetzlichen Komplexität enthaftet unser Portal Sie systematisch und nachhaltig. Veränderungen der aktuellen Rechtslage werden laufend in unsere Software integriert. Somit werden alle rechtlichen Neuerungen automatisch in Ihre laufenden Prozesse überführt. Sie sind damit auf dem neuesten juristischen Stand.
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TRANSPARENZ
Mit ePension zum bAV-Überblick
Die zunehmend vielseitigen Herausforderungen mit denen sich die Personalbereiche beschäftigen, erfordern eine lückenlose Transparenz der Ist-Zustände. Die gesamte bAV-Welt auf einen Blick abzubilden ist für eine zeitgemäße Kommunikation im HR-Alltag Voraussetzung. ePension verschafft Ihnen genau diese Übersicht mit nur einem Klick. Der optimal strukturierte Überblick über sämtliche Verträge der Belegschaft ist ein ganz spezielles Highlight – von der Gesamtübersicht aller Verträge bis in die Tiefe des einzelnen Arbeitnehmervertrages stehen alle Informationen und Dokumente lückenlos zur Verfügung.
Sämtliche Unterlagen wie z.B. Rahmenverträge, Versorgungsordnungen, Betriebsvereinbarungen, Teilnehmerlisten etc. sind ebenfalls erfasst.
Lösung für Ihre Formularlogistik
Alle Verträge sämtlicher Versicherer können bei ePension in einheitlicher Form eingesehen und verwaltet werden. Jeder Versicherer packt das bAV-Wesen anders an. Sogar innerhalb der Gesellschaften gibt es unterschiedliche Verwaltungsabläufe je nach Durchführungsweg (Direktversicherung, Pensionskasse, Unterstützungskasse …).
Mit der Anzahl der Versicherer und Durchführungswege in Ihrem Hause steigt auch die Zahl der unterschiedlichsten Verwaltungsabläufe und auch Formularsätze. Demzufolge wünschen sich viele Arbeitgeber eine Monokultur in ihrer bAV-Welt. ePension erfüllt auch diesen Wunsch. Wir führen die unterschiedlichsten Darstellungsweisen, Formularsätze und Verwaltungsabläufe aller Versicherer zu einer einheitlichen Übersicht und übergreifenden Verwaltung zusammen.
Tagesaktuelle Personalhistorie
Alle bAV-relevanten Prozesse werden über ePension abgewickelt. Im Hintergrund führt das Portal automatisch die Life-Line Ihrer Mitarbeiter revisionssicher mit. Auf Knopfdruck steht Ihnen die komplette Historie zur Verfügung: von der Anmeldung, dem Nachweis der Teilnahme an Belegschaftspräsentationen, der Protokollierung des Einzelgespräches und der Entscheidung für oder wider die bAV, deren Veränderungen während der Vertragslaufzeit bis hin zur Mitgabe der bAV bei Ausscheiden.
Reporting
Auswertungsrelevante Daten binnen Sekunden. Statusberichte, laufendes Reporting und Statistiken sind durch einen Klick abrufbar – durch Ihren Impuls stellen Sie unserer Software nur noch Ihre gewünschte inhaltliche Aufgabe.
Revisionssicherheit
Da die Geschäftsvorfälle nicht mehr per Mail oder Post, sondern über das Portal revisionssicher abgewickelt werden, stehen alle Informationen und Dokumente nicht nur den heute Verantwortlichen, sondern auch den künftigen Nachfolgern zur Verfügung.
Der Satz: “Das war vor meiner Zeit“ ist Vergangenheit. Kopf-Know-how adieu!
Login für Ihre Arbeitnehmer
Sofern gewünscht, kann jedem Arbeitnehmer ein individueller Zugang zur Verfügung gestellt werden, in dem er seine Verträge und Dokumente einsehen und Anfragen bequem online direkt an den für ihn zuständigen Berater senden kann. Die Personalabteilung wird dadurch zusätzlich entlastet.
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SYNCHRONISATION
Synchrone Datenwelt dank ePension
Die enge Zusammenarbeit zwischen den Ressorts HR, Lohnbuchhaltung, bAV-Dienstleister und den Versicherern legt nahe, alle bAV-spezifischen Daten synchron zu führen, um unnötige Rückfragen und damit Administrationszeiten zu vermeiden. Die jederzeitige und immer synchrone Datenverfügbarkeit für alle Beteiligten ist ein wichtiger Baustein, um als Unternehmen für die Zukunft effizient aufgestellt zu sein. Wieviel Ihrer Zeit verwenden Sie für das aufwendige Abstimmen der bAV-Verträge in den einzelnen Abteilungen?
Gemeinsamer Datenraum
ePension, ist der gesicherte, virtuelle, standortunabhängige Datenraum, der allen Admins Ihrer bAV-Verwaltung mit unterschiedlichen Abteilungen, aber auch externen Parteien (Versicherer, ggfl. Lohnbuchhaltung, bAV-Beratern) landesweit einen gemeinsamen Zugriff auf alle bAV-relevanten, sensiblen und vertraulichen Informationen innerhalb Ihres Unternehmens ermöglicht. Selbst ihre Arbeitnehmer haben über den Datenraum Zugriff auf ihre eigenen persönlichen bAV-Verträge.
Kontenabgleiche in Time
ePension versteht alle Administrationsabläufe und setzt die Prozesse so um, dass aufwendige Kontenabgleiche endlich der Vergangenheit angehören. Das Ergebnis sind immer synchrone Vertragsdaten und Zahlbeiträge zwischen Arbeitgeber und Versicherer.
Durch den simultanen Datenservice für Ihre Lohnbuchhaltung erhalten Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen immer exakte Werte aus den laufenden Verträgen Ihrer Mitarbeiter.
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